Le principe posé par le Code civil est clair : les CGV invoquées par un prestataire n’ont d’effet à l’égard du client que si ce dernier en a eu connaissance et les a acceptées. Ces deux conditions sont cumulatives et les CGV doivent être transmises à votre client au plus tard au moment de la conclusion du contrat.

Si les CGV sont jointes à la facture après la commande ou la réalisation de la prestation, le client n’a aucune obligation d’en tenir compte.

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Vos obligations légales en matière de CGV varient selon votre type de client

En ce qui concerne les relations commerciales entre professionnels, les CGV ne sont pas obligatoires. L’article L.441-1 du Code du commerce impose cependant à tout vendeur ou prestataire ayant établi des CGV de les communiquer à l’acheteur professionnel qui en fait la demande.

En cas de défaut de communication, vous risquez une amende administrative qui peut aller jusqu’à 15 000 euros pour une personne physique et 75 000 euros pour une personne morale. Les CGV doivent également mentionner les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement.

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Dans les relations commerciales B to C, les CGV font partie des informations précontractuelles et doivent être fournies au client avant la commande. En vente à distance, vous devez, en outre, confirmer la signature du contrat sur un support durable.

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Toutes les preuves d’acceptation des CGV ne se valent pas devant un juge

On peut classer les preuves d’acceptation en trois catégories : les preuves solides, les preuves réfutables et les simples indices.

Les preuves les plus solides

En cas de contentieux, votre entreprise peut fournir des preuves solides qui la placent en situation très favorable face au juge :

- Les CGV ont été signées à la main par le client et l’original papier a été conservé

- Les CGV ont été signées avec une signature électronique eIDAS

- Les CGV ont été acceptées par une case à cocher et le client a pu recevoir un lien PDF vers les CGV au moment de la commande ou un mail comprenant les CGV en PDF. Ces données ont été horodatées.

Si vous êtes dans l’une de ces trois situations, le client va avoir du mal à contester l’existence et le contenu du contrat signé. Pour la case à cocher, aucune présomption légale ne s'applique : sa force tient à la qualité de la traçabilité.

Il est donc important, pour vous protéger au maximum, de mettre en place une procédure rigoureuse d’acceptation des CGV et de conservation des documents signés par le client.

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Les preuves réfutables

Certains modes d’acceptation des CGV sont valables mais restent plus fragiles à présenter en cas de litige :

- Les CGV signées à la main et transmises sous forme de PDF scanné

- Une signature électronique simple ou avancée proposée par défaut sur un lecteur PDF

S’il y a le moindre doute sur l’identité du signataire, le juge pourra écarter ces documents. Ce sera alors à vous de démontrer la fiabilité du procédé de signature.

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Les indices

Certaines pratiques pourtant courantes dans les entreprises vous exposent en cas de contentieux : le juge ne les retiendra que comme simples indices et non comme preuves.

- Envoi en PDF des CGV sans retour du client

- Commande payée sur une page comportant un lien vers les CGV.

Dans ces deux cas, le client peut avoir eu connaissance des CGV mais vous n’en avez pas la certitude et vous ne pouvez pas prouver qu’il les a acceptées.

Petite précision : entre commerçants, la preuve est libre. Une relation d’affaires longue et constante vaut donc acceptation tacite des CGV.

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Quels sont les contentieux les plus fréquents en matière de CGV ?

Avec la pratique, j’ai pu identifier quatre situations de litiges qui reviennent fréquemment :

- Le client conteste avoir reçu ou accepté les CGV. C’est de loin le cas le plus fréquent et il vient souvent après une action pour non-paiement d’une facture. Un peu facile, mais parfois efficace.

- Les CGV du vendeur se heurtent aux CGA de l’acheteur. Entre professionnels, chaque partie a souvent ses propres conditions générales. En cas de désaccord, les conditions particulières négociées prennent le pas sur les CGV.

- La signature électronique du client est contestée. Votre client affirme ne pas être l’auteur de la signature : la question est alors de savoir si celle-ci est qualifiée. Si elle ne l’est pas, vous devez démontrer la fiabilité du procédé d’acceptation.

- La clause qui désigne le tribunal compétent est écartée. Une clause noyée dans des CGV non signées peut être jugée non écrite, ce qui va vous obliger à plaider devant le tribunal du domicile du défendeur.

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Vous pouvez prévenir les litiges liés à l’acceptation des CGV

Faites accepter les CGV au bon moment

Les CGV doivent être acceptées par votre client au moment de la commande et non après. Pour en être sûr, joignez-les au devis et faites-les figurer sur votre bon de commande une mention signée par laquelle le client reconnait avoir pris connaissance des CGV et les accepter.

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Choisissez le bon niveau de signature électronique

Pour les contrats importants ou les clients avec lesquels vous avez déjà eu connaissance de litiges, la signature qualifiée est un gage de sécurité. En résumé, face à un client réputé de mauvaise foi, mieux vaut prévenir que finir en contentieux.

Pour les autres contrats, une signature avancée avec un dossier de preuve complet et bien conservé peut suffire.

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Prévoyez une case à cocher pour les commandes en ligne

Cette case à cocher doit être distincte du bouton de validation de la commande et ne doit pas être pré cochée. Accompagnez-la d’un lien vers une version PDF des CGV et envoyez un mail de confirmation contenant les CGV acceptées. Pensez également à horodater cette procédure.

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D’autres précautions sont possibles :

- Datez et numérotez chaque version des CGV pour montrer quelle version était en vigueur au moment de la commande

- Faites accepter toute nouvelle version des CGV par vos clients actuels

- Négociez des conditions particulières sur des points essentiels avec votre client

- Pensez à parapher spécifiquement les clauses les plus sensibles, comme la limitation de responsabilité ou la propriété des créations.

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La rédaction des CGV n'est que la première étape : leur efficacité dépend de la manière dont elles sont communiquées, acceptées et conservées. En cas de doute, faites appel à un avocat spécialisé en droit des contrats. Il y en a une très bien qui écrit ces lignes. Réservez un rendez-vous pour en savoir plus.

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