Personne, hormis un avocat, ne se lance par passion dans la rédaction des conditions générales de vente (CGV) ou des mentions légales d’un site Internet. Pourtant, ces documents vous protègeront le jour où une relation commerciale va se tendre. Alors, êtes-vous vraiment en conformité ?

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Il y a des documents en bas de page d’un site ou au dos d’un contrat qu’un client ne lit que très rarement, voire jamais : mentions légales, CGV, politique de confidentialité ou CGU (conditions générales d’utilisation). Vous les aviez copiés-collés un dimanche soir sur la société de votre cousin, sauf qu’ils ne sont pas forcément conformes ou adaptés à votre activité.

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Les documents obligatoires pour votre entreprise : CGV, CGU, mentions légales, politique de confidentialité

Les mentions légales : la carte d’identité de votre site Internet

Sans mentions légales, le site de votre entreprise, c’est un passager clandestin du Web. En effet, tout site Internet édité à titre professionnel doit afficher des mentions légales. Même si vous n’avez pas de boutique en ligne (vous avez essayé de passer à travers les mailles du filet mais je vous vois).

C’est la loi pour la confiance dans l’économie numérique, votée en 2004, qui l’exige. Votre site Internet doit comporter les mentions légales suivantes :

• Identité

• Forme juridique

• Numéro SIRET ou RCS

• Capital social (si c’est une société)

• Contact

• Coordonnées de l’hébergeur du site

Pour un site de vente en ligne, d’autres mentions sont obligatoires afin d’avertir vos futurs clients sur leurs droits et leurs devoirs.

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L’erreur que je vois le plus souvent ? Des mentions légales copiées-collées sur le site d’un concurrent. Le jour d’un contrôle, ce genre de plagiat ne passera pas inaperçu.

A savoir également : la non publication des mentions légales obligatoires est punie d’un an d’emprisonnement et de 75 000 € d'amende pour les entreprises individuelles et de 375 000 € pour sociétés. Faire appel à un avocat pour les rédiger vous coûtera donc nettement moins cher.

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Politique de confidentialité : collecter des données c’est bien, filouter la CNIL ça craint

Un formulaire de contact, une inscription à votre newsletter, un compte client… A la seconde où vous collectez une donnée personnelle, le RGPD (règlement général de protection des données) vous impose d'informer les personnes concernées.

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La page dédiée à la politique de confidentialité des données est différente de celle contenant vos mentions légales, bien que de nombreux entrepreneurs confondent les deux. La CNIL insiste sur ce point : ce sont des documents bien distincts.

La politique de confidentialité doit permettre à vos prospects et clients de savoir :

• Qui traite les données personnelles collectées

• Pourquoi ces données sont collectées

• Sur quelle base légale

• Pendant combien de temps elles sont conservées

• Quels sont les droits de la personne qui accepte de fournir ses données.

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Vous pensiez que seules les grosses entreprises étaient dans le viseur de la CNIL ? Même si j’aimerais vous rassurer, les TPE/PME y passent aussi. D’autant qu’une politique de confidentialité bâclée équivaut, aux yeux de la CNIL, à une absence de politique de confidentialité. Heureusement, je suis là pour vous aider à vous mettre en conformité.

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Les CGV sont-elles vraiment toujours obligatoires ?

Contrairement à une idée tenace, les CGV sont obligatoires dans certaines conditions mais pas tout le temps.

Lorsque le client est un professionnel, les CGV doivent être communiquées uniquement lorsque l’acheteur en fait la demande. C'est le socle de la négociation commerciale au sens du Code de commerce. Refuser, c'est vous exposer à une amende administrative qui se chiffre en dizaines de milliers d'euros (toujours beaucoup plus cher qu’un avocat).

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Face à un consommateur, la logique est différente : vous devez obligatoirement l'informer avant l'achat, notamment sur son droit de rétractation de quatorze jours. Oubliez de l'en informer correctement, et ce délai passe à douze mois (oui, douze, ce n'est pas une faute de frappe).

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Les CGU ne sont obligatoires que dans un seul cas

On les confond souvent avec les CGV. Les CGU ou conditions générales d’utilisation, elles, encadrent l'utilisation de votre plateforme. Elles fixent contractuellement toutes les règles d’utilisation de votre site. C’est donc le meilleur moyen de limiter votre responsabilité et les risques de contentieux juridique.

Bon à savoir : les CGU ne sont pas vraiment obligatoires mais indispensables quand votre site est une marketplace. Sinon, c’est l’anarchie.

Pour un logiciel SaaS, aucun texte unique ne vous les impose. Cependant, vous en passer revient à laisser vos utilisateurs faire absolument ce qu'ils veulent de votre outil. Elles sont donc vivement recommandées.

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L’obligation que tout le monde oublie : le médiateur de la consommation

Vous avez rédigé des mentions légales, une belle politique de confidentialité, des CGV, des CGU. Vous avez tout bon ? Pas tout à fait.

Si vous vendez à des particuliers, vous devez leur garantir l'accès gratuit à un médiateur de la consommation. Le code de la consommation l’impose depuis 2016. Ses coordonnées doivent être indiquées sur vos documents : site, CGV, devis.

Beaucoup d'entreprises parfaitement carrées sur tout le reste tombent de leur chaise en découvrant cette obligation-là. Après, elles se relèvent et m’appellent pour se mettre en conformité.

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Comment une entreprise peut se mettre en conformité ?

Commencez par faire l'inventaire, document par document

Mentions légales, politique de confidentialité, CGV, et CGU si vous êtes concerné : ces quatre documents répondent à quatre obligations différentes.

Surtout, ne les fusionnez pas en une seule page fourre-tout, parce que la CNIL considère qu'une information noyée dans la masse n'est plus une information. Chaque document mérite sa page, accessible depuis le pied de page de votre site.

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Soignez la façon dont vos clients acceptent vos documents

Un PDF signé qu'on vous renvoie par mail n'a pas grand-chose d'une vraie signature. Pour qu'un engagement tienne, vous avez trois voies sérieuses :

• Soit la signature manuscrite

• Soit l’original du document envoyé par courrier

• Soit une signature électronique certifiée (type Docusign)

• Soit, pour une vente en ligne, une case à cocher qui renvoie vers un PDF non modifiable, suivie de l’envoi d’un exemplaire par mail.

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Vous vendez sur devis ? Vos CGV doivent être signées à la main ou via Docusign). Vous vendez des packs à sélectionner sur votre site ? Une case à cocher dédiée aux CGV suffit, à condition qu’elle pointe vers un document figé.

Cette nuance est importante : c’est ce qui fait la différence, devant un juge, entre « il a accepté » et « il n'a jamais rien signé ».

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Arrêtez le copier-coller, passez au sur-mesure

Un modèle gratuit trouvé en ligne vous donne l'illusion d'être couvert. Dans les faits, il est rarement à jour, jamais adapté à votre activité et souvent truffé de clauses inapplicables, voire nulles.

Des documents cohérents entre eux, rédigés pour votre cas précis, ne coûtent pas plus cher qu'un seul litige mal engagé. C’est pour ça que l’aide d’un avocat est précieuse (surtout la mienne).

Vous avez lu cet article en cochant mentalement les cases que vous n'avez pas encore traitées (peut-être même un peu trop) ? C'est exactement le bon moment pour faire le point, pendant que tout est encore calme. Pas après le contrôle, pas pendant le litige. Maintenant. Réservez un rendez-vous.

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